Подготовка документов к передаче в государственный архив при ликвидации юридического лица: пошаговая инструкция

24.11.2025

Время прочтения: 9 мин

Содержание:

Ликвидация или банкротство юридического лица — процесс сложный, и одной из его ключевых финальных стадий является передача документов на государственное хранение.

Невыполнение этого требования может повлечь административную ответственность для руководителя и ликвидатора. Правильная подготовка архива — залог того, что работники госархива примут его без замечаний с первого раза.

Перед началом работ свяжитесь с государственным архивом, в который планируется передача документов. Многие архивы оказывают платные услуги по архивной обработке. Уточните:

• Стоимость и сроки оказания услуги.
• Очередь на обработку. Если она расписана на месяцы вперед, а сроки ликвидации поджимают, спросите о возможности оформления договора подряда для ускоренной обработки.

Если архив отказывает в услугах или это экономически нецелесообразно, подготовку придется вести силами компании. Это трудоемко, но выполнимо при соблюдении инструкций.

Соберите все документы компании за весь период ее деятельности. Основной перечень для передачи включает:

1. Организационно-распорядительные документы:

• Документы о создании: решение/протокол об учреждении, все редакции Устава, учредительный договор, свидетельство о госрегистрации (ОГРН).
• Документы о ликвидации: протокол/решение о ликвидации, ликвидационный баланс, свидетельство о ликвидации.
• Протоколы общих собраний участников/акционеров.
• Приказы по основной деятельности.
• Штатные расписания.

2. Бухгалтерская и налоговая отчетность:

• Годовые бухгалтерские балансы и пояснительные записки к ним.
• Годовые отчеты в органы статистики (кроме специализированных форм, например, для фондов и страховщиков).

3. Документы по личному составу (наиболее важные и объемные):

• Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках, премировании, изменении окладов).
• Лицевые счета работников (или иные документы по начислению заработной платы).
• Личные карточки уволенных работников (форма Т-2, полностью оформленные).
• Личные дела уволенных работников.
• Невостребованные трудовые книжки.

Сортировка:

1. Разделите документы по типам из списка выше. Часто на предприятии отчеты, личные карточки и дела хранятся вперемешку.
2. Внутри каждой группы сформируйте дела по хронологии (например, приказы по личному составу за 2017 год, за 2018 год и т.д.).
3. Внутри каждого дела документы должны быть расположены в хронологическом порядке: от самых ранних к самым поздним.

Нумерация листов:

• Выполняется простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа (включая лицевую сторону обложки, если на ней есть текст).
• Фотографии, чертежи и другие особые носители нумеруются на оборотной стороне.
• В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, где указывается количество пронумерованных листов и особенности дела (наличие испорченных листов, выданных справок и т.д.).

Особенности обработки личных дел:

• Документы в личном деле располагаются в строгой последовательности:

1. Дополнение к личному листку.
2. Личный листок по учету кадров.
3. Автобиография.
4. Копии документов об образовании.
5. Заявление о приеме на работу.
6. Копии приказов о приеме, переводах, изменениях оклада (в хронологическом порядке).
7. Копия приказа об увольнении (обязательно!).

• Внутренняя опись личного дела: Проверьте существующую опись. Если она неполная или содержит лишние документы (копии паспортов, военных билетов, которые обычно не подлежат долгосрочному хранению), целесообразнее составить новую. Старую опись перечеркните и поместите в конец дела.

Подшивка и переплет:

• Обязательно уточните в архиве требования к подшивке! Одни архивы принимают дела, подшитые в скоросшиватели, другие требуют твердого переплета.
• Попросите показать образцы правильно оформленных дел. Это сэкономит время и силы.

Оформление обложки дела:

• На обложке указываются: название организации, заголовок дела, даты (начальная и конечная), количество листов, срок хранения.
• Сроки хранения — критически важный параметр:
• Для приказов по личному составу, личных карточек, лицевых счетов — «75 лет».
• Для личных дел — «75 лет ЭПК» (ЭПК — экспертно-проверочная комиссия архива).
• Для учредительных документов, годовых отчетов, приказов по основной деятельности — «Постоянно».

После оформления всех дел их необходимо разделить на две группы:

1. Дела постоянного срока хранения.
2. Дела по личному составу со сроком хранения 75 лет.

На каждую группу составляется отдельная опись.

• Опись дел постоянного хранения (обычно ей присваивается № 1).
• Опись дел по личному составу (обычно № 1 л/с).

Данные в описях должны дословно повторять информацию с обложек дел. Для каждого дела указывается индекс (по номенклатуре дел предприятия), заголовок, даты и количество листов.
После утверждения описей их номера и порядковые номера дел переносятся на корешки дел в соответствующие поля.

Для самостоятельной подготовки руководствуйтесь следующими документами (актуальность проверяйте на момент ликвидации):

1. Инструкция по делопроизводству (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
2. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).
3. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Заключение: Процесс подготовки архива к передаче требует скрупулезности и времени. Если в компании не было налажено делопроизводство, лучше сразу рассмотреть вариант с привлечением стороннего архивиста или договора подряда с госархивом. Это позволит избежать штрафов и гарантирует законное завершение деятельности юридического лица.